Ausführlich erklärt
Nachträglich lässt sich der KI-Einsatz in einem Auftrag kaum rekonstruieren. Chats werden gelöscht, Modelle wechseln, und nach drei Monaten weiß niemand mehr, ob die Mängelliste aus dem Kopf oder aus dem Werkzeug stammte. Ein laufend geführtes Protokoll löst das mit wenig Aufwand.
Wenige Spalten genügen: Datum; Werkzeug, Modell und Version, soweit erkennbar; Arbeitsschritt, etwa „Zusammenfassung Schriftwechsel, Anlagen B1 bis B14“; verwendete Unterlagen mit Fassung; Ablageort von Eingabe und Ergebnis; Art der Prüfung, etwa „alle Fundstellen nachgeschlagen, zwei Korrekturen“. Eine Tabelle in Word oder Excel reicht. Wichtig ist, dass die Einträge zeitnah entstehen und nicht beim Abschluss aus der Erinnerung.
Halten Sie vier Bestände getrennt: Originalunterlagen, KI-Entwürfe, Prüfvermerke (was Sie wie geprüft und korrigiert haben) und die von Ihnen verantwortete Endfassung. Für die Aufbewahrung gilt die Frist Ihrer Handakte. Das Protokoll enthält personenbezogene Daten und ist entsprechend zu schützen.
Das Protokoll ist ein Sorgfaltsnachweis, kein Beweis für die Richtigkeit. Es zeigt, dass Sie den Einsatz überblickt und die Ergebnisse geprüft haben, und es ist die Grundlage jedes Offenlegungsvermerks. Nebenbei dient es der Qualitätssicherung: Wer sieht, dass derselbe Arbeitsschritt dreimal korrigiert werden musste, weiß, wo das Werkzeug schwach ist.
Praxisregel
Führen Sie das Protokoll während der Arbeit, nicht beim Abschluss. Ohne Protokoll gibt es keinen Offenlegungsvermerk, der einer Rückfrage standhält.
Verwandte Begriffe
- Reproduzierbarkeit – Reproduzierbarkeit ist die Eigenschaft, bei gleicher Eingabe das gleiche Ergebnis zu erhalten.
- KI-Offenlegungsvermerk – Ein KI-Offenlegungsvermerk ist ein Absatz im Gutachten, der beschreibt, ob und wofür KI-Werkzeuge eingesetzt wurden.
- Offenlegungspflicht – Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht, den KI-Einsatz im Gutachten offenzulegen, gibt es nicht.